Неполучение заказчиком актов по почте

Слова, не подкрепленные действием, превращаются в пустой звук. Документы, переданные контрагенту без соблюдения формальностей, будут считаться… не направленными. Такая ситуация — страшный сон подрядчика, который отправил акты КС почтой заказчику, а тот уверяет, что их не получил. Чем закончится инцидент?

Надлежащий и ненадлежащий порядок уведомления контрагентов

Вы даже не представляете, сколько копий было сломано и денег потеряно из-за легкомысленного отношения сторон к процессу передачи документов друг другу. До сих пор подрядчики допускают эту критичную ошибку — неправильно сдают выполненные работы, а именно: не направляют уведомления и акты официально, а передают из рук в руки.

Казалось бы, все условия выполнены: подрядные работы окончены точно в срок, заказчик приглашен к приемке, подготовлены и переданы для утверждения необходимые документы (акт о выполненных работах КС-2 и справка о стоимости строительных работ КС-3). С этого момента подрядчик считает себя выполнившим все обязательства по договору и не понимает, почему заказчик затягивает с приемкой и оплатой. А это уже первый тревожный звонок. Как правило, далее ситуация развивается примерно по одному и тому же сценарию, с небольшими отклонениями в ту или иную сторону.

• Особо терпеливые подрядчики молча ждут, когда же закончится эта неловкая пауза (до определенного момента).
• Другие пытаются прояснить ситуацию по телефону и получают зачастую мало вразумительные ответы (ни да, ни нет).
• А самые ретивые, махнув рукой на невнятного контрагента, действуют так, как будто заказчик отказался принимать работу. То есть оформляют односторонние акты и выставляют требование заказчику произвести оплату выполненных работ (хоть они и не были должным образом приняты заказчиком).

Рано или поздно выясняется интересная деталь — контрагент заявляет, что первый раз слышит о пропущенных сроках приемки работ и актов никаких от подрядчика он не получал! Вот тут и встает вопрос о наличии (отсутствии) доказательств надлежащего извещения контрагента. Что бы в договоре написано ни было, у подрядчика должны быть реальные доказательства не только выполнения работ, но и передачи актов заказчику. Это тот случай, когда от соблюдения формальностей зависит исход коммерческого спора.

Что может быть надежнее, чем передать важные документы непосредственному адресату «лично в руки»?!

Думают так предприниматели и совершают непростительную ошибку. К сожалению, доказать впоследствии факт передачи документов практически невозможно. Давно уже канули в Лету традиции русских купцов, что многомиллионные сделки заключали, ударив по рукам. Современные бизнесмены предпочитают договоренности на бумаге закреплять. Передает, к примеру, подрядчик в секретариат заказчика претензию, извещение или акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, и просит отметочку какую-нибудь о получении выдать (хоть бы и расписку). Получив заветный документ с неразборчивой подписью под штампиком, пребывает в полной уверенности, что это и есть доказательство уведомления контрагента. Ан нет, в суде потом выясняется, что лицо, оставившее свой «автограф» на расписке в получении документов, не является уполномоченным сотрудником заказчика. А значит, документы «ушли в никуда»!

Как же грамотно передать документы контрагенту, что называется, с гарантией?

Гражданское законодательство уделило вопросу надлежащего извещения особое внимание. Любое сообщение, которое можно считать юридически значимым для контрагента, следует направлять по официальным реквизитам.

• Для организации такими реквизитами является адрес, внесенный в госреестр юрлиц (ЕГРЮЛ) как юридический. Не имеет значения, располагается ли по указанному адресу действующий офис компании или фактически деятельность ведется в другом месте. С точки зрения закона юридический адрес — это и есть официальное местонахождение организации.
• Правда, это правило по желанию сторон может быть скорректировано. К примеру, в тексте договора можно закрепить условие, что все важные сообщения и документы направляются сторонами друг другу по иным реквизитам или особым способом.
• Информация, в том числе, может быть передана контрагенту с использованием электронных средств связи, если на то нет прямого запрета.

Каким бы способом ни было направлено сообщение контрагенту, для доказывания факта надлежащего извещения имеют значение следующие обстоятельства.

Во-первых, есть письменное подтверждение направления документов по официальному адресу либо иным согласованным реквизитам (почтовая квитанция, уведомление о доставке корреспонденции и др.).

Во-вторых, существует возможность достоверно установить, кому адресовано данное сообщение и от кого оно исходило.

Если контрагент (адресат) направленные таким способом документы все же не получил, он все равно считается извещенным по всем правилам. Даже если указанный в договоре адрес для направления писем был недостоверным. Даже если офиса по юридическому адресу никогда не было и нет. Применимо к рассматриваемой ситуации с подрядчиком это значит буквально следующее: при неполучении правильно направленной корреспонденции адресат (заказчик) считается получившим ее.

Отправили акты КС почтой заказчику — сохраните доказательства такого отправления, потому что в случае спора (а он судя по всему неизбежен) именно подрядчик будет должен доказать надлежащее уведомление контрагента. Заказчик письмо не получил (намеренно или по стечению обстоятельств) — это только его риски и последствия.

Отсюда железное правило для исполнителей. Желаете сэкономить время и передать документы лично в руки? Пожалуйста, только не забудьте продублировать сообщение почтой заказным письмом, естественно, с уведомлением о доставке. В любой непонятной ситуации почтовая квитанция станет неоспоримым доказательством.